GENERAL AFFAIR

PENGERTIAN

General Affair atau diartikan pengertian bagian umum adalah salah satu bagian departemen yang ada di dalam sebuah perusahaan . setiap perusahaan umumnya memiliki departemen general affair(GA) dan menjadi pendukung atas aktivitas operasional perusahaan. Beberapa unit bidang pekerjaan dibawah general affair umumnya adalah keamanan(security),kebersihan(cleaning service),pengemudi(driver),kurir(messenger),administrasi umum,office boy,receptionist,pengadaan barang(purchasing),pengelolaan parkir(parking operation),K3(kesehatan dan keselamatan kerja) atau healthy safety environtment(HSE). Masing-masing memiliki kebutuhan dan lingkup struktur sesuai dengan besarnya organisasi dan kebutuhan organisasi. Sebenarnya,general affair bukan sekedar tim pendukung (supporting),melainkan faktanya general affair merupakan bagian dari operasional keseharian sebuah perusahaan yang sangat penting. Oleh karena itu,general affair membutuhkan sebuah sikap dan pengetahuan kerja yang profesional dalam pengelolaan.

Banyak orang salah menilai,ada yang menilai pekerjaan seorang general affair hanyalah pekerjaan rutinitas,monoton dan identik sebagai pendukung saja. General affair belum dianggap mampu jadi penggerak roda utama keberhasilan organisasi. Namun,sesungguhnya peran general affair menjadi kunci sukses pendukung organisasi dalam mencapai visi dan misi. Dengan varian kompleksitas tugas yang dimiliki general affair,tentunya hanya pribadi yang anda,profesional dan mampu membawa perbaikan sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi yang mampu menangani pekerjaan ini. Kemajuan bidang pengembangan organisasi saat ini menempatkan general affair bukan hanya bagian pelengkap sebuah organisasi ,melainkan juga penggerak internal dalam pelayanan terhadap customer dan perubahan organisasi yang berbudaya.

LINGKUP KERJA GENERAL AFFAIR                                               

Pada setiap perusahaan,keberadaan GA dan lingkup ruang kerjanya tergantung dari besarnya organisasi dan kompleksitas pekerjaan. Oleh karena itu, tugas dan tanggung jawab GA pada setiap perusahaan tidak sama.

Di beberapa perusahaan.lingkup bidang pekerjaan GA ada yang dilakukan oleh pihak ketiga(outsourching). Meskipun begitu,umumnya tetap melekat dalam koordinasi dan tanggung jawab GA. Namun, ada juga yang pengelolaan secara keseluruhan dilakukan oleh internal. Dalam hal ini,tidak ada yang salah. Penggunaan outsourching dilakukan sebagai langkah efektif yang memungkinkan GA dapat lebih fokus untuk pekerjaan lainnya. Pengelolaan yang dilakukan internal juga memiliki pertimbangan tingkat efisiensi biaya jangka pendek yang lebih rendah dan bentuk koordinasi yang lebih baik.

Namun, hak terpenting dari semua lingkup pekerjaan yang dilakukan adalah tercapainya tujuan organisasi dan dapat berjalannya semua fungsi GA secara optimal. Pengawasan dan evaluasi yang baik dan terus-menerus akan membuat lingkup pekerjaan menjadi lebih berkualitas.

LINGKUP KERJA GENERAL AFFAIR DI BEBERAPA PERUSAHAAN UMUMNYA SEBAGAI BERIKUT :

·        Maintenance and house keeping atau general service,yaitu meliputi pekerjaan cleaning service ,office boy,kurir,driver atau pengemudi dan landscape

·         Building management and infrastructure, yaitu termasuk perawatan bangunan dan isinya serta perizinan,hingga pembangunan infrastruktur baru

·         Sistem keamanan atau security system. Termasuk manajemen sistem pengamanan dan keselamatan,seperti parkit serta pengamanan tamu dan karyawan

·         General purchasing. Dalam hal ini,proses pembelian yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan biasanya diluar pembelian barang produksi

·         Inventory asset dan asset management,yaitu berperan sebagai penyimpan ,pemelihara dan pencatat asset yang dimiliki perusahaan

·         Customer service receptionist,yaitu pelayanan terdepan yang mewakili wajah perusahaan dalam melayani tamu atau customer perusahaan

·         Facility service,yaitu pengelolaan mess,kantin,laundry dan beberapa fasilitas lain yang dimiliki oleh perusahaa

·         Healthy and safety,yaitu pengawasan keselamatan kerja,kesehatan,hingga pengelolaan limbah

·         Perizinan dan humas,yaitu termasuk pembuatan serta pengelolaan kebutuhan dokumen yang dibutuhkan perusahaan atau karyawan dan mampu sebagai pelaksana humas yang dapat menjaga hubungan antara perusahaan dan masyarakat secara baik dan positif

      JOB SPESIFICATION 

      1. Syarat minimun IPK 3.00

      2. Pendidikan terakhir S1

      3. Mampu mengoperasikan komputer

      4. Mampu memahami SOP terkait

      5. Dapat menyelesaikan masalah

      6. Mampu berpikir analisis

      7. Mampu bernegosiasi

DAFTAR PUSTAKA

Hambudi,T.(2015).1# PROFESSIONAL GENERAL AFFAIR,Panduan Bagian Umum Perusahaan Modern.Jakarta:VisiMedia.